Carrier-Rechnung prüfen: Abweichungen finden
Fast jede Carrier-Rechnung enthält Positionen, die vom Vertrag abweichen. Nur prüft sie kaum jemand, weil eine Rechnung mit tausend Positionen von Hand nicht prüfbar ist.
- Geprüft wird nicht gegen den Preis, der beim Buchen angezeigt wurde, sondern gegen den **Preis, den Ihr Vertrag zum Sendungsdatum vorsah**.
- Vier Abweichungen machen den Großteil aus: **Nachwiegung**, **doppelt berechnete Zuschläge**, **Tarifabweichung** und **nicht erbrachte Leistung**.
- Die Nachwiegung ist die häufigste und zugleich die am leichtesten nachweisbare: Ihr deklariertes Maß gegen das vom Carrier berechnete Gewicht.
- Branchenüblich gelten rund **5 % der Versandkosten** als über systematische Rechnungsprüfung rückholbar. Das ist ein Erfahrungswert, keine Zusage.
- Frachtfox bereitet die Reklamation im Format des Carriers vor. **Eingereicht wird von Ihnen.**
Warum die Prüfung so selten stattfindet
Ein mittelständischer Versender bekommt pro Monat eine Rechnung mit mehreren hundert bis mehreren tausend Positionen. Jede einzelne müsste gegen die vereinbarte Preisliste gehalten werden: Gewichtsklasse, Zone, Produkt, Zuschläge. Von Hand ist das nicht zu leisten, und die üblichen Versandprogramme können es nicht, weil sie den Vertragspreis gar nicht kennen.
Die Folge ist bekannt: Die Rechnung wird auf Plausibilität überflogen und bezahlt. Wer Abweichungen bemerkt, bemerkt die groben. Die kleinen, die sich über tausend Positionen summieren, fallen nicht auf.
Die richtige Bezugsgröße
Der entscheidende Punkt kommt vor der ersten Prüfung, und er wird oft falsch gesetzt.
Verglichen werden darf nicht gegen den Preis, der beim Buchen auf dem Bildschirm stand. Dieser Preis ist eine Schätzung des Versandprogramms. Maßgeblich ist der Preis, den Ihr Vertrag zum Sendungsdatum vorsah, also Ihre Preisliste in dem Stand, der damals galt. Preislisten werden nachverhandelt, Zuschläge ändern sich unterjährig. Eine Sendung aus dem März gegen die Konditionen vom Oktober zu prüfen, erzeugt Abweichungen, die keine sind, und übersieht die echten.
Genau deshalb bildet Frachtfox Ihre Preisliste als Rechenmodell ab, mit Gewichtsklassen, Zonen, Produkten und Zuschlägen, und hält ältere Stände vor. Wo für eine Position keine Preisliste hinterlegt ist, wird sie im Bericht ausdrücklich als ungeprüft gekennzeichnet. Eine Vertragsprüfung vorzutäuschen, die nicht stattgefunden hat, wäre schlimmer als keine Prüfung: Sie würden auf einer Grundlage reklamieren, die vor dem Carrier nicht trägt.
Die vier häufigsten Abweichungen
Nachwiegung
Die häufigste stille Nachbelastung. Der Carrier misst nach und berechnet die höhere Gewichtsklasse. Das ist vertraglich zulässig, solange die Messung stimmt. Nachweisbar wird die Abweichung, weil zwei Werte nebeneinander liegen: das Maß, das Sie deklariert haben, und das Gewicht, das berechnet wurde. Stimmt Ihre Angabe und liegt die Differenz trotzdem vor, ist das die am einfachsten zu belegende Beanstandung überhaupt.
Doppelt berechnete Zuschläge
Derselbe Zuschlagscode taucht auf einer Sendung zweimal auf. Das passiert bei Sammelabrechnungen, die je Position abrechnen und dabei den Grundpreis und jeden Zuschlag als eigene Zeile führen. Wer die Zeilen nur summiert, sieht es nicht. Wer sie je Sendung zusammenfasst und die Zuschlagscodes zählt, sieht es sofort.
Tarifabweichung
Der berechnete Satz entspricht nicht dem vereinbarten. Entweder wurde eine falsche Zone angesetzt, ein falsches Produkt, oder ein Zuschlag mit einem Satz, den Ihr Vertrag so nicht vorsieht. Diese Abweichung ist die wertvollste, weil sie meist systematisch ist: Was bei einer Sendung falsch läuft, läuft bei allen vergleichbaren falsch.
Nicht erbrachte Leistung
Eine Sendung wird berechnet, wurde aber nie eingeliefert. Erkennbar über den Abgleich mit den Tracking-Ereignissen: Zu einer berechneten Sendungsnummer existiert kein einziges Ereignis beim Carrier. Selten, aber der Betrag ist immer der volle Preis.
Ein Beispiel, durchgerechnet
Eine Sendung von 4 Kilogramm, Berlin nach München, Standardprodukt. Ihre Preisliste sieht für die Gewichtsklasse bis 5 Kilogramm in dieser Zone 4,68 Euro vor. Auf der Rechnung steht 5,25 Euro.
| Position | Betrag |
|---|---|
| Vertragspreis laut Preisliste (Soll) | 4,68 € |
| Vom Carrier berechnet (Ist) | 5,25 € |
| Differenz | 0,57 € |
0,57 Euro sind für sich genommen kein Thema. Der Grund dafür schon: Das berechnete Gewicht lag bei 5,4 Kilogramm, also in der nächsten Klasse. Ihre Packliste weist 4,0 Kilogramm aus.
Damit steht nicht nur diese eine Position zur Debatte. Wenn dieselbe Konstellation bei 300 Sendungen im Monat auftritt, liegt der Betrag bei 171 Euro, und die Frage ist nicht mehr, ob sich die Reklamation lohnt, sondern ob die Nachwiegung systematisch danebenliegt. Genau dafür sortiert der Prüfbericht die Abweichungen nach Grund und nicht nach Sendung.
Wie ein Prüflauf abläuft
- Rechnung einlesen. Als Datei aus dem Geschäftskundenportal oder als Tabelle. Der Bericht weist anschließend aus, welche Spalten erkannt und welche Zeilen übersprungen wurden. Das steht bewusst am Anfang: Bevor jemand auf einer Grundlage reklamiert, sollte er sehen, wie die Datei gelesen wurde.
- Positionen zuordnen. Über die Sendungsnummer. Rechnungen, die je Position abrechnen und Grundpreis und jeden Zuschlag als eigene Zeile führen, werden dabei je Sendung wieder zusammengefasst. Erst dadurch wird ein doppelt berechneter Zuschlag überhaupt sichtbar.
- Gegen den Vertrag rechnen. Für jede Sendung der Preis, den Ihre Preisliste zum Sendungsdatum vorsah.
- Abweichungen klassifizieren. Nach Grund, mit Betrag, rundungstolerant. Positionen ohne hinterlegte Preisliste werden als ungeprüft ausgewiesen, und der Bericht nennt die Zahl der tatsächlich gegen den Vertrag geprüften Positionen.
Von der Abweichung zur Reklamation
Eine erkannte Abweichung ist noch kein Geld. Zwischen Befund und Erstattung liegt ein Antrag, den der Carrier in seinem Format erwartet, mit Sendungsnummer, Beanstandungsgrund, Betrag und Nachweis.
Frachtfox erzeugt diesen Antrag je Beanstandungsgrund vorausgefüllt: die Portal-Felder in der Reihenfolge des Formulars, ein Begründungstext, die nötigen Nachweise und der Hinweis, wo einzureichen ist. Argumentiert wird dabei nur dann mit den vereinbarten Konditionen, wenn die Position tatsächlich gegen eine hinterlegte Preisliste geprüft wurde. Sonst bleibt der Text neutral, weil ein überzogenes Argument vor dem Carrier mehr kostet als es bringt.
Eingereicht wird von Ihnen. Die Software bereitet vor, die Einreichung bleibt bei Ihnen. Das ist eine rechtliche Grenze, keine Bequemlichkeit: Die Einziehung fremder Forderungen ist eine Rechtsdienstleistung und bliebe uns verwehrt.
Was sich vorher verhindern lässt
Die beste Nachbelastung ist die, die gar nicht entsteht. Ein großer Teil der Nachwiegungen hat eine banale Ursache: Die Sendung liegt knapp über einer Gewichtsklassengrenze oder überschreitet ein Kantenmaß des gewählten Produkts.
Beides steht vor dem Versand fest. Frachtfox kennt die harten Grenzen jedes Produkts, also zulässiges Gewicht, Kantenlängen und Gurtmaß, und meldet sich beim Buchen: bei einer Überschreitung mit einer Blockade vor der Label-Erstellung, bei der knappen Gewichtsklasse mit einem Hinweis. Der Satz „nur 50 Gramm unter der Grenze" ist vor dem Versand eine nützliche Information und danach nichts mehr wert.
Wie sich Gurtmaß und Volumengewicht berechnen und welche Grenzen die deutschen Paketdienste ansetzen, steht in einem eigenen Beitrag. Wenn Sie mit eigenen Verträgen arbeiten und wissen wollen, wie die Preisliste zum Rechenmodell wird, führt der Weg über eigene Carrier-Verträge in der Versandsoftware.
Häufige Fragen
- Wie lange kann ich eine Carrier-Rechnung reklamieren?
- Die Frist steht in Ihrem Vertrag und liegt bei den deutschen Paketdiensten üblicherweise zwischen einem und drei Monaten nach Rechnungsdatum. Prüfen Sie den konkreten Wert in Ihren Vertragsunterlagen, bevor Sie sich auf eine allgemeine Angabe verlassen.
- Was ist eine Nachwiegung?
- Der Carrier misst und wiegt Sendungen stichprobenartig oder vollautomatisch nach. Weicht das Ergebnis von Ihrer Angabe ab, wird die höhere Gewichtsklasse berechnet. Das ist vertraglich zulässig. Falsch wird es dort, wo nachberechnet wird, obwohl Ihre Angabe stimmte, oder wo die Differenz nicht dokumentiert ist.
- Brauche ich meine Preisliste, um prüfen zu können?
- Ja. Ohne hinterlegte Preisliste lässt sich nur vergleichen, was beim Buchen angezeigt wurde, und das ist nicht dasselbe wie der vereinbarte Preis. Frachtfox weist Positionen, die ohne Preisliste geprüft wurden, deshalb ausdrücklich als solche aus, statt eine Vertragsprüfung vorzutäuschen.
- Übernimmt Frachtfox die Reklamation?
- Nein. Frachtfox erstellt den Antrag im Format des Carriers, mit Begründung und Belegliste. Eingereicht wird er von Ihnen. Das ist keine technische Einschränkung, sondern eine rechtliche Grenze: die Einziehung fremder Forderungen wäre eine Rechtsdienstleistung.
- Funktioniert das auch mit nur einem Paketdienst?
- Ja. Die Prüfung vergleicht Ihre Rechnung mit Ihrem Vertrag. Dafür genügt ein einziger Vertrag. Ein Vergleich mehrerer Anbieter ist eine andere Frage und für die Rechnungsprüfung nicht nötig.